Кои са най-често използваните софтуери за виртуални срещи с клиенти и екипи – плюсове и минуси

Статията е предназначена за: хора, които работят отдалечено

Време за четене: 7 минути

По наше мнение отличната комуникация е ключът към дългосрочното оцеляване на целия бизнес. В тази връзка срещата очи в очи има своите предимства, но понякога не може да бъде осъществена поради ред причини като: отдалеченост на събеседниците или необходимост от социална дистанция. Тук в ролята на спасителна лодка идват модерните технологии в “лицето” на софтуерите за виртуални срещи.

Какво представлява софтуерът за виртуални срещи?

Софтуерът за онлайн срещи е инструмент, използван за провеждане на конферентни разговори в Интернет. Той ви помага да спестите време, както и разходи по пътуване. Не е задължително всички служители да се съберат на едно място, за да присъстват на конкретна оперативка. Подобен тип програми съдействат за бързото предаване на информация, без значение, дали получателят е отдалечен. Софтуерът може да бъде инсталиран на вашия смартфон, компютър или лаптоп. Така че можете без усилие да присъствате на срещи от всяка една точка на света.

От нашия опит с този тип програми, смятаме, че лесно ще намерите много варианти за безплатен софтуер или такъв с минимална такса за управление на срещи или облачен софтуер, подходящ за бизнеса ви. Всяко приложение има различни положителни характеристики, които го правят отличаващо се от другите.

По-долу сме подбрали четирите от най-харесваните от нашия екип софтуери, които считаме, че са подходящи за различни видове бизнес. В тази статия ще обърнем внимание на плюсовете на всеки един от тях и потенциалните минуси на приложенията за виртуални срещи като цяло.

Видове софтуери за виртуални срещи и техните плюсове

1. Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings ви позволява да пишете съобщения, да изпращате съдържание и да се присъединявате в срещи със споделяне на аудио, видео и екран за по-малко от 60 секунди. Само с изпращане на аудио съдържание, не можете да пресъздадете взаимодействието, което се получава чрез видео връзката. Cisco Webex Meetings попълва тази празнина, като може да направите гласови или видео обаждания с до 200 души накуп при абонаментна услуга и с до 50 човека при безплатна версия. Софтуерът предлага на потребителите и интерактивна бяла дъска, върху която участниците в дискусията могат да рисуват с мишката или сензорния екран. По наше мнение, за всеки сигурността е най-важна, със Cisco Webex Meetings споделяте безопасно файлове от всяко устройство, а използваната технология за захранване на това решение е висококачествена и реномирана.

1. Zoom.us – Comeet Zoomside Chat Feedback

Zoom.us съчетава голям брой възможности, нужни за ефективното провеждане на виртуална среща. В този софтуер може да използвате опцията видео разговори, която има автоматична настройка, и много рядко ще чуете някой да казва: „Можете ли да ме чуете сега?“, заради високото качество на връзката. Аудио разговорите са с перфектен звук и могат да бъдат записани за преслушване на по-късен етап.  В допълнение има и опции за редактиране на някои аудио и видео записи преди да бъдат свалени.

Включването на повече от 10 участника в разговора е лесно и бързо, а в същото време качеството на звука и картината се запазват напълно. Паралелно с провеждането на срещата, може без никакви затруднения да споделяте и екрана си, за да визуализирате по-детайлно представяната информация. По тази причината софтуерът е предпочитан за бизнес оперативки и онлайн обучения. Zoom има опция и за безпроблемно планиране на календар с бъдещи срещи или събития, които да споделите и с потенциалните участници/гости.

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams е идеален за бърза връзка с всеки екип от всеки отдел. Например, HR служител може да направи общ чат за цялата компания, ако трябва да се обърне внимание на нещо спешно, но не е необходимо да бъде достатъчно официално за комуникация по имейл. Също така помага да разберете дали някой, с когото трябва да говорите, е на линия за среща или е офлайн. Софтуерът спестява много време и освобождава доста от стреса, когато се опитвате да общувате ефективно. Съществува опция за провеждане на личен разговор с един човек или групово съобщение с всички от вашия отдел. Всички важни документи се съхраняват в частта  „wiki“, което позволява лесно достъпване до файловете. Харесва ни, че можете да използвате GIF-ове по време на чатовете. Това добавя малко забавление към обичайните работни разговори.

4. BlueJeans

BlueJeans е популярен с това, че е един от софтуерите, предоставящ най-добро качество на звука. Чрез това решение се осигурява възможност за комуникация през всякакви устройства. Обикновено се предлагат месечни, годишни или индивидуални тарифни планове, които допускат определен брой участници в конферентния разговор и включват функционалности, свързани със съхранение и запис на информация в облак.

Най-важното, което трябва да се отбележи, е, че социални платформи като LinkedIn и Facebook се доверяват на BlueJeans при конферентни разговори. Това е от съществено значение, когато правите проучване дали да използвате дадена услуга или – не. Щом големите компании разчитат на такъв софтуер, то и вие можете.

Една от причините BlueJeans да предоставя висококачествен звук е, че използва захранване от Dolby Voice. Това решение способства за заглушаване на фоновите шумове, като в същото време кристализира звука на речта при всеки участник, говорещ в момента. Благодарение на това, събеседниците в разговора имат усещането, че все едно са в една и съща стая.

Потенциални недостатъци на софтуерите

Освен всички плюсове, свързани със софтуерите, които разгледахме до момента, те биха могли да имат и някои недостатъци. Затова ще споделим и кои са потенциалните отрицателни страни при използването на програмите.

• За употребата на повече функционалности на софтуерите обикновено се заплаща допълнително.
• При конферентните разговори биха могли да възникнат проблеми с връзката, което зависи от Интернет доставчика на всеки един участник в срещата.
• Може да има ограничения в броя на участниците в разговора или капацитета на съхранение спрямо тарифния план.
• Модераторите, които управляват срещите, могат да имат технически затруднения при първоначалното настройване на параметрите на разговора и това да доведе до забавяне.

И в обобщение, не бихме дали конкретна насока точно коя програма да използвате, защото това зависи от индивидуалните ви нужди. Съветваме ви винаги да се възползвате от пробна версия на софтуера, която обикновено е безплатна. След като се уверите, че сте доволни от неговите технически параметри, може да се ангажирате в дългосрочен план с дадено приложение. Важно е да проследите безплатните функции, които ви се предоставят и привлекателността на платените такива. И не забравяйте, че ако сте сигурни в избора си, по-добрият вариант е да се спрете на годишен абонамент като по-евтина опция, отколкото да плащате месечно.

Автор: Human Capital Store

Грешка: Формата за контакт не е намерена.